personel yönetimi aylık iş akış planı

PERSONEL YÖNETİMİ AYLIK İŞ AKIŞ PLANI ( YENİ BAŞLAYANLAR İÇİN EĞİTİM )
1-) Excel Formatında ilgili ayın puantajı hazırlanır.

(İşe Giriş-Çıkış-Fazla Mesai-Raporlu-Ücretli ve Ücretsiz izinli çalışanlar,
bu puantaj üzerinde eksiksiz belirtilir.İmza için ayrılan sütun işçilere imzalatılır.)

2-) Bordro programında önceki aydan yeni aya devir yapılıp,yapılmadığı kontrol edilir.

3-) İşe Giriş ve Çıkışlardan personel sicil kartına işlenmeyen olup olmadığı kontrol edilir.
Ø  Eksik olanların Personel Sicil Kartları işlenir.
Ø  Giriş-Çıkış-Aile Durum bilgilerindeki değişiklikler,
Ø  Emeklilik ve en önemlisi istihdam durumu (05510-14857-54857-06111-00000)
bu aşamada netleşir.
Ø  Yasal Parametreler kontrol edilir.(Sgk Taban-Tavan-
GV dilimleri-Agi-Tazminat tavan-sakatlık)
4-) ilgili ayın Çalışma günleri,Hafta Tatili ve Resmi Tatil gibi kıstaslar göz önüne alınarak,

Çalışanlar için çoklu puantaj kartı üretilir.Durumunda değişiklik olan kişilerin
puantaj kartlarına gerekli bilgiler girilir.(Eksik Gün,Prim,İkramiye vb..)

Ø  Personelin avans borcu varsa maaşında kesilmesi için puantaja kesinti girilir.
Ø  Fazla Mesai onay raporuna(yetkili kişilerce imzalı) göre puantaja mesai girilir.
Ø  Raporlu olanların raporları girilir.(Ücretli raporlu olarak puantaja )
Ø  Ücretsiz izin belgelerine istinaden puantaja ücretsiz izin girişi yapılır.
Ø  Puantaj kartında Netten-Brüte çevirme işlemi yapılarak GV – ücret azalış önlenmiştir.
5-) Programda çıktı almadan önce son kontroller yapılır.
(Ücret-Çalışma Günleri-Eksik Gün nedenleri)
6-) Bordroların Düzenlenmesi ve Maaş Listesinin Hazırlanması
Ø  Çalışanların prim- gün bilgilerinin yer aldığı icmal bordrosu ( Muhasebe için 2 adet)
Ø  sadece kişiye ait prim-gün bilgilerinin yer aldığı ücret bord.( 2 nüsha imzalı olacak)
işçiye imzalatıldıktan sonra aslı işverende kalır.Kopyası çalışana verilir.
Ø  Banka Maaş Ödeme Listesi Excel ortamında listeye girilip-Finansmana gönderilir.
( Maaşlar her ayın 10'nde ödenir.)
7-) E-Bildirge & SGK Tahakkuk ve Ödeme İşlemleri&Eksik Gün Formu
Ø  Aylık Prim ve Hizmet Belgesinin programdan çıktısı alınır.
Ø  İcmal Bordrosundaki Brüt Ücretler Toplamı ile Aylık Hizmet Prim belgesindeki Prim matrahının tutarlılık kontrolü yapılır.
Ø  Önceki aydan devir eden çalışan sayısı,işe giriş tarihleri,eksik gün nedenleri bu belge üzerinden diğer evraklarla çapraz kontrol edilir.
Ø  Aylık Prim ve Hizmet Belgesini kontrol ettikten sonra Programdan XML dosyası oluşturulur.
Ø  Aylık Prim ve Hizmet Belgesini kontrol ettikten sonra Programdan XML dosyası oluşturulur. Sgk E-bildirge takip eden ayın 23'üne kadar www.sgk.gov.tr adresinden e-bildirge ile SGK'ya gönderilerek tahakkuk ettirilir ve ay sonuna kadar ödemesi yapılır.
** SGK tahakkuklarından 2 nüsha çıkarılıp,1 nüshasını finansmana ödeme için ver.
Diğer nüshasını sgk dosyasına takılacak.
8-) Eksik Günü olan çalışanlar varsa 2 nüsha Eksik Gün formu hazırlanıp,dilekçe ile SGK 'ya verilir.Bunun ekinde ;(Eksik Gün Bildirim Formu )
Ø  Eksik Gün nedenlerini gösterir belgeler ( Rapor Fotokopileri,Ücretsiz izin belgeleri)
Ø  Bu Form ;Takip eden ayın 23'üne kadar iadeli taahhütlü veya elden SGK'ya verilir.
Ø  Ptt ile gönderildi ise ; işverende kalan nüshalarına PTT gönderileri iliştirilir.
Ø  Elden verildi ise ; işverende kalan nüshaya evrak kayıt numarası yazılır.
9-) İşkura Aylık İşgücü çizelgesinin verilmesi
Ø  İşkur'a çalışan sayısını,Giriş ve Çıkışları bildirimde bulunmak için
2 nüsha Aylık işgücü çizelgesi çıktısı alınır.
Ø  Bildirimler işkurun internet sitesinden yapılacaktır.
10-) Bordro hazırlanma aşamasındaki tüm evrakların 1'er nüshası düzenli bir dosya haline getirilir
.İşçiler ve işveren ilgili evrakları imzaladıktan sonra gerektiğinde sunulmak üzere arşive kaldırılır.
11-) Bordroların Muhasebe Programına İşlenmesi
Ø  İlgili ayın Bordro Mahsubu Muhasebe programında yapılarak Gider ve Ödeme kalemleri kayıt altına alınır.
Ø  Sigorta Primleri ödendiğinde de ödeme kaydı yapılarak,Ücret ve Prim Alacak Hesapları kapatılır.
İş Akış Şeması ( Ayın 1 -5 Arası Yapılacaklar )
Ø  Excel'de Puantaj Kayıtlarını oluştur.
Ø  Puantaj Kayıtlarını Eta Bordro Programına gir.
Ø  Avans Kesintileri-Prim-Rapor-Y.izin-Ücretsiz izin bilgileri gir.
Ø  Muhasebe için İcmal Bordrosu ve Personel için ücret pusulası çıkar.
Ø  SGK Tahakkukları E-Bildirge gönderdikten sonra çıkar.İcmalle kontrol et.
Ø  Maaş Ödeme Listesini Hazırla ( Excel Tablo )
Ø  SGK tahakkuklarının 1 nüshasını Finansman'a ver ödeme için
Ø  İşkur'a Aylık işgücü çizelgesinin internet ortamında girilmesi
Ø  SGK'na Eksik Gün Bildirim Formunun verilmesi
Ø  Bütün İşlemler bittikten sonra Eta-Bordro programında yeni aya puantaj kartlarını devir yap.
Ø  Ödenecek Tazminat varsa Finansmana bildir.
Ø  Personel Maliyet Raporunun Hazırlanması